6 шагов по управлению ментальным беспорядком

Вы когда-нибудь чувствовали, что у вас есть сто вещей, которые вы хотите сделать, но нет времени даже на половину из них? Мы все — люди занятые, но чаще всего большую часть времени мы пытаемся «поймать все падающие тарелки» и при этом жертвуем тем, что мы действительно хотели бы делать, тем, что соответствует нашим устремлениям и вносит наибольший вклад в наше личное благополучие.

Иногда мы делаем ошибку, считая себя суперменом, способным добиться невероятного мастерства в жонглировании тарелками. «Зачем мне что-то записывать? Я и так со всем справлюсь». Однако с каждым днем жизнь подбрасывает нам все новые и новые тарелки, на нас наваливаются все новые и новые задачи, и вот уже мы оказываемся погребенными под ними. Мысли о несделанном жужжат в нашей голове и вызывают бессонницу. Фокус не удался.

Но не вести списки дел — это только часть проблемы. Даже если мы все записываем — что, если несколько задач одинаково важны или зависят друг от друга? У нас всех только 24 часа в сутки.

Все нужно, все важно, все срочно, все ждет выполнения. Как вырваться из ощущения беспомощности, вызванного огромным количеством дел и борьбой приоритетов? Как можно лучше управлять своими задачами, при этом не теряя контроля над ситуацией?

Зимние месяцы у меня были изрядно загружены работой. Казалось бы, работа — это важная для меня область жизни и требует моего внимания. Но одновременно требует внимания и мой дом, и мои дети, и мои собственные, личные потребности. И  как все это совместить? Нужно срочно подготовить материал в рассылку, т.к. у меня обязательства перед подписчиками, но при этом не приготовлен ужин, семье нечего носить, так как вся одежда в стирке, и цветы давно нуждаются в пересадке.

1. Поведенческий шаблон

В моем сценарии внешнее проявление беспорядка мешало мне сосредоточиться на важных рабочих задачах. Я не была уверена, что работа — это то, чему я должна сейчас посвятить максимум времени, так как другие области жизни так же отчаянно нуждались в моем внимании.

Другой типичный для меня сценарий: долгие часы работы за компьютером мешают мне сосредоточиться на своем здоровье и регулярных физических тренировках. Часто я не чувствую, что у меня сегодня есть достаточно времени, чтобы заняться тренировкой. Тем не менее, я понимаю, что если бы я нашла в своем графике регулярные часы для физической активности, у меня было бы больше энергии, и работа была бы более продуктивной.

Это откладывание на «потом», но это не вопрос прокрастинации. Здесь другая причина — мы откладываем выполнение важных для нас дел потому, что давят равноценные приоритеты, и в каждый момент времени мы не решаемся оставить одно важное дело ради другого, такого же важного.

У каждого из нас свои сценарии того, как незавершенные задачи заставляют нас чувствовать себя тревожно и раздраженно. Может быть, внешний беспорядок вас не беспокоит. Тогда что это для вас? Что из несделанного влияет на ваше эмоциональное благополучие?

2. Делать — недостаточно

Возможно, вы стараетесь жить сбалансированной жизнью, уделять внимание всем сферам жизни, но по-прежнему чувствуете мысленную суматоху. В этом случае нужно «вывалить» все из головы на бумагу и наладить систему отслеживания и контроля. Планировать — это важнее, чем просто слепо выполнять все подряд.

3. Не хватает времени

Когда мы увлеченно занимаемся одной сферой жизни, мы склонны думать, что «когда-нибудь» у нас будет время, чтобы заняться остальными. Ловушка в том, что это «когда-нибудь» так и не наступит, если сознательно эти вещи не запланировать и не интегрировать в свою повседневную жизнь. Это просто еще один повод ничего не делать.

«Когда-нибудь» — это опаснейшая болезнь, которая однажды похоронит ваши мечты вместе с вами.

Тим Феррис

Итак, собственно шаги.

Шаг 1. Освободить мозговую свалку

Перечислите все задачи, которые находятся в вашей голове прямо сейчас. Напишите список всего, что вас беспокоит на данный момент. Пока не надо ничего сортировать и планировать. Этот список просто даст вам представление о вещах, которые вас беспокоят. Составление такого списка — это первый шаг к восстановлению душевного равновесия.

Шаг 2. Определить важные категории

Глядя на содержимое вашей головы, представшее перед вами в визуальном виде, составьте список категорий или областей жизни, которые наиболее важны для вас. Помните, что игнорирование любой из областей жизни приведет к ощущению несбалансированности и беспокойства.

Пример категорий:

• Работа (написать статью, ответить на письмо, составить план на следующий месяц, настроить платежи на сайте и т.д)
• Дом и семья (выбрать диван, сделать уборку, купить продукты, купить одежду детям)
• Личные проекты (сделать личный сайт, создать фотоальбом путешествий, обучиться новому хобби и т.д.)
• Личное развитие (работа с целями, самообразование, медитация, физические тренировки и т.п.)

Шаг 3. Распределить задачи по категориям

Для каждой области жизни используйте отдельный лист бумаги.

• В верхней части укажите название области.
• Название первой половины листа — Общие задачи
• Название второй половины — Текущие задачи

В первой части перечислите все возможные виды деятельности, которые попадают в эту категорию. Во вторую часть внесите все имеющиеся у вас на данный момент задачи к выполнению, принадлежащие этой категории и используйте в дальнейшем, чтобы записывать туда вновь возникающие дела. Сделайте это для каждой области жизни.

Цель этих трех шагов:

1. Очистить голову, переместив все мысли на бумагу
2. Облегчить себе отслеживание и управление задачами
3. Наглядно увидеть, в какой области жизни скопилось больше всего дел, а значит, уделить ей первоочередное внимание.

Шаг 4. Составить бюджет времени

Ежедневный.

Посмотрите на ваши ежедневные привычки и график — сколько времени в день в общей сложности у вас имеется, чтобы посвятить его всем этим областям? Например, мой рабочий день обычно длится с 10 утра до 6 вечера 5 дней. За вычетом 8 часов для сна у меня остается еще 8 часов по будням — на домашние дела, отдых, хобби, развлечения, общение с друзьями и близкими и прочее.

Еженедельный.

Умножив мои 8 часов на 5 дней и добавив еще два выходных дня, я получаю 72 часа, которые можно разделить между всеми важными для меня сферами жизни.

Планируя будущую неделю, просматривайте ваши листы и списки текущих задач, которые там содержатся. Например, я вижу, что на листе «Дом и семья» у меня накопилось больше всего не требующих отлагательств дел, а игнорирование их повлияет на мое ощущение благополучия. Таким образом, я должна в ближайшее время посвятить больше времени дому, например:

• Дом и семья — 30 часов
• Личные проекты — 25 часов
• Личное развитие — 17 часов

Ежедневное распределение:

Прикиньте, сколько часов в день вы можете посвятить каждой области на ежедневной  основе:

Область жизни	Будни	Выходные
Дом и семья	по 4 часа	по 5 часов
Личные проекты	по 3 часа	по 4 часа
Личное развитие	по 2 часа	по 3 часа

Шаг 5. Начать работу

Как только вы начинаете планировать завтрашний день, возьмите лист бумаги с самой «заброшенной» областью и выберите пункт из Текущих задач, который имеет самый высокий приоритет и сделайте его в первую очередь. При работе над одной задачей полностью сконцентрируйтесь на ней и выполняйте до определенного результата. Как только возникают новые задачи, сразу включайте их в списки Текущих задач на соответствующий лист.

Шаг 6. Регулярно отслеживать

Обращайтесь к бюджету времени несколько раз в течение дня. Однако будьте гибкими и не загоняйте себя в жесткие рамки. Бюджет времени — это ориентир вам в помощь, а не уголовная статья.  Обратите внимание, сколько времени вы тратите на каждую область жизни и откорректируйте в нужном направлении. Отмечайте все улучшения, которые происходят в вашей жизни и как они влияют на ваше настроение.

Поскольку мы меняемся, меняются и наши приоритеты. Время от времени корректируйте ваш бюджет, обновляйте количество часов, посвященных каждой области, в зависимости от того, как изменяется ваша жизненная ситуация.

Что беспокоит вас прямо сейчас? Какие вещи из тех, что вы постоянно откладываете, внесут значительный вклад в ваше благополучие при условии их выполнения? Какие области жизни в данный момент требуют больше всего вашего внимания? Поделитесь своими мыслями в комментариях.